İstanbul Vize Merkezi için Yapay Zeka asistanim.ai

İstanbul pazar bilgisi

77 yabancı başkonsolosluk ve konsolosluk (kaynak: Türkiye'deki diplomatik temsilcilikler listesi)

• Türkiye'den 2024'te yapılan Schengen vize başvurusu

  1.173.917

  SchengenVisaInfo Türkiye vize istatistikleri 2024
• 2024'te Türkiye başvurularında Schengen vize ret oranı

  %14,5

  SchengenVisaInfo Türkiye vize istatistikleri 2024

Şehre özgü zorluklar

• Konsolosluk yoğunluğunda randevu çağrı seli

  77'yi aşan temsilciliğin bulunduğu İstanbul'da başvuru sahipleri günde defalarca arayıp randevu müsaitliği soruyor. Aynı soru sürekli tekrarlandığı için hat kilitleniyor ve gerçekten yardıma ihtiyacı olan çağrı sıraya takılıyor.

• Çok dilli başvuru sahibi karşılama gerekliliği

  İstanbul'da yabancı uyruklu ve çok dilli başvuru sahibi yoğun. Her dil için ayrı personel tutmak zor, eksik dil desteği ise başvuru sahibini kaybetmek anlamına geliyor. Yapay zeka İngilizce, Almanca, Arapça ve Rusça başvuru sahibini aynı kalitede karşılıyor.

• Ülke ve vize tipine göre evrak karmaşası

  Şehirdeki her konsolosluk farklı evrak istediği için başvuru sahipleri sürekli hangi belgelerin gerektiğini soruyor. Aynı açıklama gün boyu tekrarlanıyor, eksik evrakla gelen başvuru randevu kaybına yol açıyor.

• Yoğun sezonda katlanan çağrı hacmi

  İstanbul, Türkiye'nin rekor Schengen talebinin büyük kısmını taşıyor ve ilkbahar ile yaz sezonunda çağrı zirve yapıyor. İnsan tabanlı bir hatta sezonluk ek ekip kurmak hem yavaş hem ekonomik değil.

Şehre özgü senaryolar

• Beyoğlu ve Şişli merkezleri için çok dilli randevu karşılama

  Avrupa yakasındaki yoğun başvuru merkezleri çevresinde başvuru sahipleri randevu ve müsaitlik soruyor. Yapay zeka 40 dilde randevu durumunu aktarır, uygun slot açıldığında bilgilendirir ve insan ekibi tekrar eden çağrıdan kurtarır.

• Ülke bazlı evrak listesi bilgilendirmesi

  Almanya, Fransa, Hollanda ve Yunanistan gibi ülkelere göre farklılaşan evrak setini asistan tutarlı biçimde aktarır. Sık unutulan seyahat sağlık sigortası ve muvafakatname gibi belgeleri hatırlatır, başvuru sahibi randevuya eksiksiz gelir.

• Başvuru durumu sorgusu ve doğru kanala yönlendirme

  Referans numarasıyla gelen başvuru durumu sorularını asistan karşılar ya da doğru takip kanalına yönlendirir. Bu düşük katma değerli çağrıları insan ekibin üzerinden alarak İstanbul'un yüksek hacmini yönetilebilir kılar.

• Ret sonrası itiraz süreci bilgilendirmesi

  Reddedilen başvuru sahipleri neden reddedildiklerini ve itiraz sürecini soruyor. Asistan bu çağrıları sakin ve tutarlı karşılar, süreci anlatır, hukuki görüş vermeden başvuru sahibini firmanın uzmanına yönlendirir.

Şehirden bir başarı hikayesi

Orta ölçekli vize danışmanlık firması · Şişli

Sezon açılışında randevu müsaitliği aramalarının tamamı yapay zeka tarafından karşılanır oldu, hat kuyruğu sıfıra yakın indi. İnsan ekip yalnızca danışmanlık gerektiren başvurulara odaklandı ve çok dilli karşılama sayesinde yabancı uyruklu başvuru sahiplerinden gelen kayıplar azaldı.

Şehre özgü sıkça sorulan sorular

İstanbul'da hangi başvuru merkezleri ve konsolosluklarla süreç yürütülüyor?

İstanbul, 76 başkonsolosluk ile birlikte 77'yi aşan yabancı temsilciliğin bulunduğu Türkiye'nin konsolosluk merkezidir. VFS Global Beyoğlu, Şişli ve Altunizade'de, iData ise Esentepe ve Altunizade'de ofisleriyle hizmet verir. Asistan, firmanızın çalıştığı ülke ve merkez akışına göre randevu ve evrak bilgisini başvuru sahibine tutarlı biçimde aktarır.

Çok dilli başvuru sahiplerini nasıl karşılıyor?

İstanbul'da yabancı uyruklu başvuru sahibi yoğun olduğundan asistan Türkçe dahil 40'ı aşkın dilde hizmet verir. İlk saniyede dil tespiti yapar, randevu ve evrak sorularını başvuru sahibinin dilinde yanıtlar. Her dil için ayrı personel tutma ihtiyacı ortadan kalkar ve dil eksikliği yüzünden yaşanan başvuru kaybı azalır.

Yoğun yaz sezonundaki çağrı patlamasını nasıl karşılıyor?

İstanbul, Türkiye'nin rekor Schengen talebinin büyük kısmını taşır ve ilkbahar ile yaz aylarında çağrı zirve yapar. Yapay zeka altyapısı sınırsız eşzamanlı arama kapasitesine sahip olduğu için sezon zirvesinde bile kuyruk oluşmaz. Talep düştüğünde ölçek otomatik geri çekilir, böylece yılın en yoğun döneminde bile hiçbir çağrı kaybolmaz.

Mevcut CRM ve telefon hattımızla nasıl çalışıyor?

Asistan HubSpot ve Salesforce gibi CRM sistemleriyle iki yönlü senkron çalışır, çağrı ve başvuru geçmişi kayıt altına alınır. Mevcut santral ve numaranız değişmeden Twilio ya da mevcut hat sağlayıcınız üzerinden hatta yerleşir. Yapay zeka birinci hat olarak konuşlanır, insan ekibiniz yalnızca danışmanlık gerektiren başvurulara odaklanır. İstanbul'un yüksek çağrı hacminde bu, ekibin tekrar eden randevu ve durum sorularından kurtulup gerçek katkı sunacağı dosyalara zaman ayırması demek.

WhatsApp üzerinden de evrak listesi ve hatırlatma gönderiyor mu?

Evet. Asistan telefon çağrılarının yanında WhatsApp üzerinden de başvuru sahibiyle iletişim kurar. Görüşmeden sonra ülkeye göre evrak listesini, randevu özetini ve eksik belge hatırlatmasını WhatsApp'tan gönderir, başvuru sahibi sonraki sorularını aynı kanaldan ilerletir. Böylece randevuya eksik evrakla gelen başvuru azalır ve İstanbul'daki yoğun başvuru sahibi trafiği tek bir yapay zeka üzerinden tutarlı biçimde yönetilir.

Kurulum ne kadar sürer ve mevcut ekibimizle nasıl çalışıyor?

Asistan mevcut ekibinizin yerine geçmez, birinci hat olarak konumlanır ve kurulum kademeli ilerler. Önce randevu ve evrak gibi tekrar eden çağrıların karşılanması, sonra CRM entegrasyonu ve raporlama devreye alınır. Süreç boyunca ekibiniz yan yana çalışır, yapay zeka yük üstlendikçe danışmanlar yalnızca gerçek katkı sunacağı başvurulara odaklanır. İstanbul'un yüksek hacminde bu kademeli geçiş hızlı ve güvenli sonuç verir.

Diğer şehirlerimiz

• Ankara
• İzmir